Datenhaushalt als grundlegender Erfolgsfaktor
Der Buchauszug dient dem Versicherungsvermittler als Grundlage zum Nachvollzug seiner Provisionsansprüche. Hierzu muss er alle Angaben enthalten um zu jedem potentiell provisionsrelevanten Vorgang die Höhe und die Rechtmäßigkeit des Provisionsanspruchs nachvollziehen zu können. In der Regel wird der Buchauszug nicht bei einer gut laufenden partnerschaftlichen Geschäftsbeziehung angefordert und rechtlich gibt es nahezu keine Gründe der Anforderung nicht nachkommen zu müssen. Das nicht erstellen können oder wollen wird die eigene Verhandlungsposition stark schwächen.
Der inhaltliche Umfang eines Buchauszugs begründet sich hauptsächlich aus den Provisionsvereinbarungen, den Provisionstabellen und weiteren Dokumenten und Abreden, die sich auf den Provisionsanspruch des Vermittlers beziehen. Hierbei sind nicht nur einmalige Provisionszahlungen abzubilden, sondern auch laufende Provisionszahlungen und Zahlungen, welche als Provisionssurrogat anzusehen sind. Die Angabe einer Information im Buchauszug sollte immer auf ihre Provisionsrelevanz hin überprüft werden, um unnötige Angaben zu vermeiden.
Anschließend wird ermittelt, ob alle benötigten Daten systemseitig gepflegt und technisch abrufbar sind. Notwendig dazu ist die attributweise Analyse und Klärung der Datenherkunft aus den jeweiligen Systemen der individuellen Anwendungslandschaft. Ziel ist die eindeutige und konsistente Klärung der Datenherkunft je Attribut, inklusive der für den Buchauszug notwendigen Historie. Ein DWH stellt eine sehr zuverlässige, wenn auch selten vollständige Quelle für einen Buchauszug dar.
Sind für alle Attribute des Buchauszuges die Herkunft und der Weg der Daten bis in den Buchauszug geklärt, stellt sich die Frage, wie die Daten im späteren Buchauszug adäquat dargestellt werden sollen. Die vertragsgebundene Speicherung in den Bestandssystemen muss für den Buchauszug in eine vermittlerbezogene Darstellung gewandelt werden. Diese vermittlerbezogene Ansicht muss dann, wegen der im Gesetz geforderten leichten Verständlichkeit, jedoch immer noch die Möglichkeit bieten, den Lebenszyklus des Versicherungsvertrags mit allen provisionsrelevanten Änderungen nachzuvollziehen.
Die bisher aufgezeigten Schwierigkeiten, die im Laufe eines Buchauszug-Projekts auf das Projektteam zukommen, zeigen deutlich, dass ein modernes, agiles Projektsetup beinahe zwingend erforderlich ist. Da die hohe fachliche Komplexität des Themas nicht zwingend mit der Realität einhergeht und auch die Systemarchitektur an sich komplex sein kann, ist nach der Projektinitiierungsphase dringend angeraten, in einem Prototyping-Verfahren den gesamten Anforderungskatalog abzuarbeiten.
Auch wenn das Projekt „Buchauszug“ wie ein rechtliches Thema beginnt, wird es im weiteren Verlauf überwiegend ein IT-Projekt.
Bei Interesse oder Rückfragen melden Sie sich gerne für einen Austausch bei Markus Hartkopf.