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Quick-Check zur VAIT-Readiness

Die versicherungsaufsichtlichen Anforderungen an die IT (VAIT) sind seit Juli 2018 verbindlich. Seit Mitte 2019 prüft die BaFin deren Umsetzung in den Häusern. Insbesondere Häuser denen aktuell eine Prüfungsankündigung vorliegt, aber auch jene, die bisher noch nicht angesprochen wurden, sollten sich gezielt auf diese Prüfungen vorbereiten.
Dazu haben wir basierend auf unseren VAIT-Projekterfahrungen sowie den Erfahrungen aus unseren AAA VAIT-Round-Tables einen Quick-Check entwickelt.
Mit diesem Quick-Check erhalten Sie schnell, fokussiert und effizient:

  • Überblick über den aktuellen Stand Ihres Hauses zu den Anforderungen der VAIT
  • Kenntnis über offene Punkte und Fragen
  • Optionen zur zielgerichteten Priorisierung noch notwendiger Aktivitäten
  • Feedback zur Justierung der Bearbeitungsbreite und –tiefe
  • Qualitätssicherung auf bisher getroffene Entscheidungen und Maßnahmen

So erhöhen Sie die Sicherheit, sich richtig zum Thema VAIT aufzustellen und können der BaFin-Prüfung entspannter entgegen sehen.
Wesentliche Grundlage unserer Beratung ist die konkrete Situation Ihres Hauses, denn die VAIT-Anforderungen folgen dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit und sind somit nicht in allen Punkten für alle Versicherer identisch umzusetzen. Dennoch gibt es erfahrungsgemäß Themen, die bei allen Versicherern eine hohe Relevanz besitzen:

  • Verknüpfung von Geschäfts- und IT Strategie sowie Umsetzungsplan und KPIs
  • Schaffung interessenskonfliktfreier Aufbau- und Ablauforganisation
  • Ausgestaltung und organisatorische Einbindung der Schlüsselfunktionen
  • Ausgliederungen
  • Programmierrichtlinien, Softwareentwicklung, Vorgehensmodelle, Testverfahren, Standards etc.
  • Schutzbedarfsanalyse des Informationsverbunds und Wesentlichkeit
  • IT-Strategie und Governance – Zusammenspiel von Konzern / Fachbereich und IT – Verantwortlichkeiten und Steuerung
  • Projektsteuerung unter Risikoaspekten

Neben der Transparenz über den individuellen Stand der VAIT Umsetzung im jeweiligen Haus, liefert der Quick-Check insbesondere Orientierung zur effizienten Vorbereitung auf eine BaFin-Prüfung. Denn spätestens bei Eingang der Ankündigung einer Prüfung sollte eine belastbare Übersicht über den aktuellen Stand, der offenen Punkte und noch notwendigen Aktivitäten vorliegen.
Unser Quick-Check liefert genau diese Ergebnisse und reduziert damit nicht nur die Risiken aus einer BaFin-Prüfung, sondern erhöht auch die Planungssicherheit für den Zeitraum bis dahin.
Jenseits des Quick-Checks als Einstieg beinhaltet unser Leistungsangebot zum Thema VAIT weitere additive Bausteine, von der Erstellung oder Harmonisierung notwendiger Dokumentationen, bis hin zur Simulation von Interviews mit BaFin-Prüfern.

Wenn Sie mehr erfahren möchten, kontaktieren Sie bitte Herrn Dominik Hümer.

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Nachhaltigkeit im Finanzsektor: Für Versicherer ist es höchste Zeit zu handeln

In unserem ersten Round-Table zum Thema „Nachhaltiges Finanzwesen für Versicherungsunternehmen in der Praxis“ stand ein Thema besonders im Fokus: Das bevorstehende Inkrafttreten der Offenlegungs-Verordnung im März 2021.

Nachhaltigkeit hat längst den Weg in die Finanzbranche gefunden. Studien zeigen, dass Verbraucher verstärkt sogenannte ESG-Produkte nachfragen und eine Wechselbereitschaft zu nachhaltigen Anbietern zeigen. ESG-Finanzprodukte berücksichtigen bei Investitionsentscheidungen die drei Bereiche Umwelt (Environment), Soziales (Social) sowie Unternehmensführung (Governance) und lenken Kapitalströme dadurch in nachhaltige Wirtschaftsbereiche. Mit ihrem Aktionsplan aus März 2018 legte die EU-Kommission Ziele und entsprechende Maßnahmen fest, um nachhaltige Investments zu fördern.

Ein wesentliches daraus entsprungenes Gesetz ist die Offenlegungs-Verordnung, die am 10. März 2021 auf nationaler Ebene in Kraft treten wird. Sie hat zum Ziel, Transparenz bzgl. der Integration von Nachhaltigkeitsfaktoren und -risiken zu schaffen, um dadurch Greenwashing zu vermeiden. Finanzmarktteilnehmer und Finanzberater, wozu auch Versicherer zählen, unterliegen dadurch Informationspflichten sowohl auf Unternehmensebene hinsichtlich der Offenlegung von „Strategien zur Wahrung der Sorgfaltspflichten“ als auch auf Produktebene bezüglich der Klassifizierung aller Produkte in „nachhaltig und nicht nachhaltig“ sowie zur Erläuterung der Erreichung festgelegter Ziele nachhaltiger Produkte in den vorvertraglichen Informationen. Dies erfordert eine intensive Auseinandersetzung damit, was unter Nachhaltigkeit für die eigenen Produkte verstanden wird und wie die Informationen zur Bewertung der Zielerreichung beschafft werden können.

Die Pflicht, dass Kundenpräferenzen bzgl. ESG-Faktoren zukünftig lt. IDD im Beratungsprozess aufgenommen und dokumentiert werden müssen, folgt voraussichtlich Mitte 2021, wobei jedoch noch kein konkretes Datum feststeht.

Weiterhin gibt das BaFin-Merkblatt zum Umgang mit Nachhaltigkeitsrisiken einen starken Hinweis darauf, dass Nachhaltigkeit zeitnah einen Schwerpunkt bei der Aufsicht bilden wird. Die Kombination aus sich verschärfender Regulierung und hoher Kundennachfrage leitet einen Wettbewerbsvorteil für diejenigen Versicherungsunternehmen ab, die sich frühzeitig und ganzheitlich mit der Thematik beschäftigen.

In unserem Round-Table wurden die genannten Themen intensiv mit Vertreterinnen und Vertretern verschiedener Versicherer (sowie mit einem Vertreter der Anwaltssozietät Simmons & Simmons) diskutiert und Vorgehensweisen zur Umsetzung der Anforderungen ausgetauscht. Das Feedback zu dieser Diskussionsrunde war durchweg positiv, weshalb ein nächster Round Table zur Nachhaltigkeit im Herbst 2020 gewünscht wird.

Unser Ansprechpartner, David Feldmann, ist bei Interesse gerne für Sie da.

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Home-Office – Provisorium wird dauerhaft Teil der neuen Arbeitswelt

In den vergangenen Wochen hat die Corona-Pandemie in der Versicherungsbranche zu einer fast vollständigen Verlagerung der Bürotätigkeiten ins Home-Office geführt. Teilweise als Umsetzung geordneter und vorbereiteter Planungen, manchmal aber auch spontan und improvisiert. Aktuell entstehen neue Arbeitswelten, neue Modelle der Zusammenarbeit und neue Kommunikationsstrukturen. Diese stellen eine Herausforderung sowohl für Mitarbeiter und Führungskräfte als auch Infrastruktur und Systeme dar.

Es wäre ein Trugschluss, die aktuelle Situation für eine temporäre Veränderung zu halten. Vielmehr ist davon auszugehen, dass die Home-Office-Quote nach der Pandemie signifikant größer wird als sie vorher war. Aus diesem Grund ist jetzt eine umfassende Bestandsaufnahme zwingend erforderlich. Diese folgt der Zielsetzung Ergebnisse für drei Zeiträume herzuleiten und zu liefern:

  1. Aktuell, während der Pandemie
    Was funktioniert gut und wo muss justiert werden?
  2. Hoffentlich in Kürze, der Weg zurück ins Büro
    Welche Erkenntnisse gibt es für Planung und Umsetzung?
  3. Dauerhaft, nach der Pandemie
    Welche Ableitungen ergeben sich für die Zukunft?

Für alle drei Zeiträume sind die gleichen Themenfelder zu analysieren und zu bewerten. Diese liefern beispielsweise Informationen

  • zur Belastbarkeit und Stabilität der technischen Infrastruktur
  • über das Arbeitsumfeld sowie ggf. fehlenden Ausstattungskomponenten
  • über Arbeitszeiten und Pausenverhalten sowie erforderliche Unterstützungsleistungen
  • zur Stimmung und Belastbarkeit der Mitarbeiter
  • zu Erwartungen und Anregungen, z. B. in den Bereichen Führung und Kommunikation
  • über die Nutzung privater Devices

Neben der Analyse der aktuellen IST-Situation ist zur dauerhaften Etablierung  auch eine Analyse der gesetzlichen Rahmenbedingungen erforderlich. Werden alle Regelungen aus der DSGVO, zur Ergonomie von Arbeitsplätzen etc. in ausreichender Weise berücksichtig und wird diesen in der Umsetzung von Home-Office Regelungen entsprechend Rechnung getragen?

Neben innerbetrieblichen Regelungen, auch gemeinsam mit Arbeitnehmervertretungen, hat die Politik das Thema bereits entdeckt. Während einzelne Stimmen ein Recht auf Home-Office für alle fordern, wird im Arbeitsministerium höchstwahrscheinlich schon an der Regulierung der Home-Office Tätigkeiten und Infrastruktur gearbeitet.

Das AAA Review Home-Office bietet eine schnelle und pragmatische Grundlage für die Gestaltung der Arbeitswelt – heute, morgen und übermorgen.

Sprechen Sie mit uns.

Unser Ansprechpartner, Michael Fenz, ist bei Interesse gerne für Sie da.